Mediante el estudio y análisis de la documentación laboral y de seguridad social de una empresa, la auditoría laboral debe permitir conocer el grado de cumplimiento de la normativa laboral y social, las condiciones aplicables en la empresa, evaluar y cuantificar las contingencias que se puedan derivar de cualquier incumplimiento y establecer recomendaciones que ayuden a corregir  y minimizar aquellas situaciones negativas que se vengan produciendo en el marco de las relaciones laborales.

Es importante realizar una auditoría laboral para la toma de decisiones; para prevenir posibles conflictos laborales; para evitar sanciones administrativas; para evitar responsabilidades del empresario; para aprovechar las ventajas de la correcta aplicación de la normativa laboral; y para la negociación de una compraventa, fusión o absorción de empresas.

Son ventajas y razones suficientes para plantearse llevar a cabo una auditoria laboral, que conviene se realice por un profesional independiente y ajeno a los intereses del resultado de la auditoría, y obviamente por un profesional con sólidos conocimientos en el derecho laboral y de la seguridad social. Dado que la auditoría laboral puede conllevar cuestiones mercantiles y tributarias, es importante que el auditor tenga también conocimiento sobre estas materias.

Una vez tomada la decisión de realizar una auditoría laboral, debe fijarse entre empresa y auditor, el objeto del encargo y áreas que se desea abarque la auditoria, para que el auditor pueda solicitar a la empresa toda la documentación necesaria para su examen. Naturalmente la empresa debe facilitar cuanta documentación se le solicite y tenga en su poder, sin ocultación y con transparencia, pues en caso contrario la auditoría sería inútil.

Qué áreas o materias conviene analizar en una auditoria laboral?

En materia de contratación, conviene analizar los contratos de trabajo, si están formalizados conforme a derecho, si no existe fraude en la contratación temporal, identificando los pactos o cláusulas existentes que incidan en el desarrollo o extinción de la relación laboral. Es necesario también revisar si se han cumplido las obligaciones administrativas, como es la obligación de comunicar y en plazo los contratos al Servicio Público de Empleo. Podemos incluir en este apartado todo aquello relacionado con la contratación de extranjeros y la verificación en su caso de los correspondientes permisos de trabajo en vigor, así como los contratos existentes a través de Empresas de Trabajo Temporal.

Es conveniente analizar los contratos formalizados con autónomos para la ejecución de trabajos relacionados con la propia actividad de la empresa, con el fin de descartar la posible existencia de alguna relación laboral encubierta, así como el correcto cumplimiento de la normativa en materia de subcontratación.

En materia salarial,  hay que revisar las retribuciones del personal, si las mismas cumplen los mínimos establecidos en el Convenio Colectivo de aplicación, si están cubiertas las mejoras u obligaciones sociales que regule el Convenio. También se deben revisar los finiquitos, en cuanto a su fórmula de cálculo y si esta se ajusta a la normativa.

En materia de seguridad social,  debe verificarse, mediante el análisis de las liquidaciones de los seguros sociales, la correcta aplicación de tipos, la cotización por accidentes de trabajo, la correcta aplicación de bonificaciones o reducciones en la seguridad social, cotización por horas extras, si las bases de cotización recogen todos los conceptos e importes que deben formar parte de la misma, así como la correcta cotización por atrasos y variables. También debe verificarse, si se han cumplido las obligaciones relativas a los movimientos de afiliación de los trabajadores (altas/bajas/variaciones).

Otro aspecto relevante se refiere a los contenciosos pendientes, es decir procedimientos socio laborales abiertos, litigios ante la jurisdicción social o Inspección de Trabajo, evaluando las posibles responsabilidades que puedan derivarse para la empresa.

En materia de seguridad y salud laboral, verificar el cumplimiento normativo, la existencia de un servicio de prevención, propio o ajeno, los procedimientos de seguridad, justificantes de vigilancia de la salud de los trabajadores.

Otro punto que debe auditarse, aunque pueda ser un tema más tributario que laboral, es la correcta aplicación de las retenciones a cuenta del IRPF en las nóminas de los empleados, conforme a su situación personal y familiar y a sus ingresos.

Por último, señalo en este artículo algunos temas varios que deben formar parte de la auditoría como puede ser las comunicaciones de aperturas de centros de trabajo, calendarios laborales de cada centro, la representación legal de los trabajadores, o el correcto encuadramiento en seguridad social de administradores y socios que presten sus servicios a la compañía.

El análisis y estudio de toda la documentación relativa a las materias indicadas, nos va a permitir realizar el informe final de la auditoría laboral.

El informe debe recoger todas las incidencias que se detecten, señalando en su caso la norma infringida y la posible sanción o consecuencias y responsabilidades de los incumplimientos que pudieran existir para la Compañía. Con ello el empresario puede valorar el nivel de incumplimiento en su empresa, el riesgo que implica y las medidas a adoptar para minimizar las consecuencias.

Nuestra experiencia en auditorias laborales, nos lleva a concluir la conveniencia de realizarlas no solo cuando se pueda producir una compra venta, o absorción de empresas, también en cualquier momento a lo largo de la vida de la empresa, porque va a aportar a la Compañía información relevante para la toma de decisiones y evitar sanciones, reclamaciones o responsabilidades no previstas ni deseadas.

Un cordial saludo.

SOBRE EL AUTOR: Ignacio Zugasti es socio y responsable del departamento laboral en Zugasti Abogados, con más de 25 años de experiencia profesional en el derecho laboral y de la seguridad social, realizando una labor de asesoramiento, consultoría y asistencia jurídica a empresas, autónomos y particulares.