Los cambios tecnológicos que venimos experimentando en los últimos años  abarcan cualquier ámbito de la vida diaria, tanto a nivel personal como profesional.

A raíz de la publicación de la Ley 34/2002 que  regula el régimen jurídico de los servicios de la sociedad de la información y de la contratación por vía electrónica se empezaron a desarrollar una serie de nuevas actividades hasta entonces desconocidas que han ido introduciendo progresivamente cambios sustanciales en los hábitos de todos nosotros.

La Administración empezó hace años con la Ley 11/2007 de Administración Electrónica, derogada por la Ley 39/2015 que incorpora la tramitación de los expedientes electrónicos al procedimiento administrativo. De modo muy especial han afectado, y cada vez más, a las relaciones de los administrados con la Administración. Las relaciones entre ambos se producen fundamentalmente por vía electrónica, tendiendo a desaparecer el trasiego con el papel.

Del mismo modo la Administración de Justicia, con lógicas dificultades, empieza a cambiar  sus antiguos legajos y polvorientas causas, por expedientes electrónicos, tramitados vía Lexnet, también sin papel.  Esperemos que pronto desaparezcan esas imágenes en las que veíamos con cierta inquietud cómo se apilaban en la Secretaría de los Juzgados los expedientes en los que cientos de ciudadanos se jugaban sus intereses más o menos importantes.

La consecuencia de todo ello es que los procedimientos se agilizan cada vez más,  el volumen de información que se maneja es cada vez mayor,  al igual que la capacidad que tiene la Administración para procesar los datos que recibe. Es evidente que en los últimos años los ciudadanos cada vez sentimos más la presión de la Hacienda y su capacidad de control de las operaciones realizadas.

En el mes de julio de este año 2017 se ha implantado el Suministro Inmediato de Información, SII, por el que determinadas empresas están obligadas a informar a Hacienda con carácter inmediato (cuatro días a partir de Enero de 2018) de todas las facturas tanto emitidas como recibidas. Desde su inicio y hasta el mes Octubre se habían procesado en el SII nada menos que mil doscientos millones de datos. El sistema va a dotar a la Administración de una capacidad enorme para conocer en tiempo real todas las operaciones que se realicen por cada una de las empresas contrastando además si las relaciones cliente/proveedor son declaradas correctamente por ambos.

Además el SII está previsto que se generalice tarde o temprano a la mayor parte de las empresas. Mientras tanto se nos va a exigir a todos informar con mayor rapidez y exactitud sobre todo tipo de operaciones. El modelo 347 del ejercicio 2018 habrá que presentarlo ya en el mes de Enero de 2019, y todo esto va a obligar a un profundo cambio en la forma de trabajar de las Pymes y autónomos ya establecidos,  así como desde el principio lo deberán tener muy en cuenta los  nuevos emprendedores. Es absolutamente necesario que estas entidades se doten de sistemas automatizados que les permitan cumplir con sus obligaciones del registro de su documentación mercantil de una forma sencilla y rápida, sin necesidad de estar pendiente de trasladar los datos a una asesoría que a su vez los vuelva a tratar para registrarlos y declararlos  al organismo correspondiente. Ya es imposible que una persona se dedique a emitir facturas, luego a escanearlas o pasarlas a un registro,  otro a contabilizar… Con una sola vez debe ser suficiente. El trabajo del asesor será más eficaz con un acceso directo al sistema del cliente y prestará un servicio que le será de mayor utilidad, más valor añadido y se reducirá  la posibilidad de errores.

La automatización es pues, absolutamente necesaria a todos los niveles y por muy pequeña que sea nuestra empresa. Ha llegado el momento en que es necesario desterrar definitivamente el papel de los procedimientos referidos al tratamiento de facturas. Dentro de unos años será inconcebible el movimiento del que aún usamos. En ocasiones resulta sorprendente ver determinadas empresas, incluso ya consolidadas, que por inercia utilizan métodos obsoletos, repitiendo tareas y generando actuaciones administrativas de registro y archivo que pueden ser simplificadas de forma sencilla.

Especialmente las Pymes y autónomos deben hacer un esfuerzo por acceder a estos sistemas y asumir que forman parte del trabajo diario y se deben tratar puntualmente, con rigor y responsabilidad. Existen en el mercado aplicaciones sencillas de manejar,  que no suponen una gran inversión,  que pueden resultar de gran utilidad  a la hora de tratar los datos de la empresa fácilmente  incluso desde una táblet o un móvil y que además de cumplir  los requisitos de la legislación en materia contable, fiscal, de protección de datos, etc. ofrecen una completa y puntual  información sobre la situación de la empresa.

Ya no es una opción. Es una necesidad ineludible porque no va a haber otra forma de cumplir con las obligaciones que nos vienen encima.

Un cordial saludo.